När föreningens dokument är borta

Det som brukar saknas

• Husets ritningar: plan, fasad, sektion, konstruktion, och relationsritningar från ombyggnader.
• Handlingarna från stambytet: vad som byttes, var, av vem, och vad som lämnades kvar.
• Tidigare tillstånd till medlemmarnas renoveringar, och de intyg som skulle ha lämnats in.
• Kvalitetsdokument och våtrumsintyg för badrummen.
• OVK-protokoll, energideklaration, besiktningar.
• Gamla årsredovisningar och protokoll.

Kommunens arkiv: ritningarna finns oftast kvar

Bygglovshandlingar är allmänna handlingar, och tryckfrihetsförordningen ger var och en rätt att ta del av dem (2 kap. 1 §). Kommunens byggnadsnämnd, i större städer stadsbyggnadskontoret eller stadsarkivet, har husets ursprungliga ritningar och handlingarna från de byggärenden som anmälts sedan dess. I Stockholm finns bygglovsritningar från 1875 och framåt digitalt i stadsbyggnadskontorets Bygg- och plantjänst och de äldre hos Stadsarkivet. Göteborg lämnar ut ritningar och handlingar i byggärenden genom stadsbyggnadsförvaltningen. Malmö har ett digitalt ritningsarkiv med ritningar på de flesta hus från slutet av 1800-talet, relationsritningar för ventilation, VA och konstruktion inräknade. Andra kommuner har samma sak under andra namn. Du behöver fastighetsbeteckningen.

Krävde stambytet en anmälan till kommunen, vilket en väsentlig ändring av vatten och avlopp gör (plan- och byggförordningen 6 kap. 1 §), finns anmälan, kontrollplanen och startbeskedet i kommunens akt för ärendet. Fråga efter alla byggärenden på fastigheten, inte bara ritningarna.

Myndigheternas register

• OVK-protokollen. Den som gör den obligatoriska ventilationskontrollen ska lämna ett exemplar av protokollet till föreningen och skicka ett till byggnadsnämnden (plan- och byggförordningen 5 kap. 5 §). Saknar föreningen sina finns kommunens.
• Energideklarationen. Boverket har ett register över energideklarationer och inspektionsprotokoll, och vem som helst kan söka i det i e-tjänsten «Hämta energidokument».
• Årsredovisningarna. En ekonomisk förening ska skicka in årsredovisningen till Bolagsverket inom en månad efter stämman (årsredovisningslagen 8 kap. 3 §). Äldre årsredovisningar finns hos Bolagsverket bara om föreningen skickade in dem då. Fråga Bolagsverket, och annars föreningens revisor eller förvaltare. Förvaltningsberättelsen kan nämna de stora underhållsåtgärderna och året de gjordes.

Firmorna som gjorde jobbet

• Tätskiktet. Ett BKR-behörigt företag ska enligt BBV arkivera en kopia av varje kvalitetsdokument digitalt. Byggkeramikrådets eget råd vid ett borttappat dokument är att fråga företaget först, och om företaget upphört kan BKR inte lämna ut det till en privatperson. Ett GVK-företag har anmält arbetet till GVK i en våtrumsanmälan. Ett MVK-företag ska bevara sin egenkontroll med projektdokumentationen.
• Rören. Ett Säker Vatten-auktoriserat företag är skyldigt att lämna intyg efter avslutat arbete. Gjorde ett sådant företag stambytet, fråga det efter intyget och, om det avtalades, efter protokollen från tryck- och täthetskontrollen.
• Den som ritade och den som byggde. Entreprenören och den konsult som skrev förfrågningsunderlaget till stambytet kan ha relationshandlingar kvar. Namnen står i fakturorna, och fakturorna är räkenskapsinformation som ska sparas i sju år (bokföringslagen 7 kap. 2 §).
• Den tidigare förvaltaren. Be skriftligt om allt som rör fastigheten, med en lista över det ni vet saknas. Gör det innan avtalet är avslutat, om det går.

Föreningens egna protokoll

Styrelsens beslut ska antecknas i ett protokoll som förs i nummerföljd och förvaras betryggande (lagen om ekonomiska föreningar 7 kap. 24 och 25 §§). Bostadsrätterna skriver att protokollen från stämmor och styrelsemöten ska sparas så länge föreningen finns, att upplåtelse- och överlåtelseavtalen ska finnas i obruten kedja i lägenhetsförteckningen, och att räkenskaper och avtal ska sparas i sju år. Ett tillstånd som gavs för femton år sedan står i protokollet från det mötet, även om ansökan är borta. Läs protokollen för året då stambytet gjordes. Där står vem som anlitades och vad som beslutades.

Medlemmarna, och de som ägde före dem

Kvalitetsdokumentet för ett badrum lämnades till den som beställde arbetet, och det är ofta en medlem som fortfarande bor kvar eller en som har flyttat. Skriv till alla medlemmar och be om kopior av intyg och foton från renoveringar i deras lägenheter, och säg varför. Lägenhetsförteckningen ger namnen på tidigare ägare (bostadsrättslagen 9 kap. 10 §). Det är enklare att få ett papper av någon som har det än att återskapa det.

Det som inte går att få tillbaka

Ett kvalitetsdokument som aldrig skrevs. Det bygger på den kontroll firman gjorde medan tätskiktet syntes, av den som la det. Ingen annan kan utfärda det efteråt. En besiktning eller fuktmätning säger hur badrummet mår i dag, inte hur det byggdes. Ett tillstånd som gavs muntligt och aldrig protokollfördes. Foton ingen tog. För sådana luckor återstår att skriva ner vad föreningen vet och inte vet om lägenheten, med datum och källa, så att nästa styrelse åtminstone vet att luckan finns.

Vad föreningen kan svara en köpare när papperen saknas står i «Vad en köpare bör fråga om lägenheten».

Så att det inte händer igen

• Ett ställe för allt, som föreningen själv äger. En ledamots dator duger inte, och förvaltarens system bara om avtalet säger att föreningen får ut allt. Bostadsrätterna råder till säkerhetskopior som förvaras skilt från originalen, och till att veta var en molntjänst har sina servrar.
• En rutin när styrelsen byts: inloggningar, nycklar och koder byts, och överlämningen protokollförs med en lista över vad som finns var.
• Varje tillstånd slutar med att intygen och fotona lämnas till föreningen, med en tidsgräns, och arkiveras på lägenheten. Styrelsen får ställa det som villkor (7 kap. 7 §).
• När föreningen själv beställer arbete, kom överens i upphandlingen om vilka intyg och vilken dokumentation som ska levereras, och om det blir ett intyg för huset eller ett per lägenhet. Det rådet är Säker Vattens.