Ärendena följer med inkorgen
Ansökningar, foton och intyg ligger i privata mejlkorgar. När uppdraget tar slut följer de med ledamoten — men föreningen är fortfarande ansvarig för dem.
Dataskydd och AI
AI som läser åt styrelsen. Dataskydd som håller.
Föreningen ansvarar för personuppgifterna i varje renoveringsärende, var de än ligger — i mejlen, i pärmen, i telefonen. Här ligger de på ett ställe som är byggt för det ansvaret.
Ansvaret finns redan. Frågan är var uppgifterna ligger.
Svaret ligger på tio ställen
En medlem har rätt att inom en månad få veta vad föreningen sparar om hen. Utan en plats för ärendena blir svaret en efterforskning.
Pärmen gallrar ingenting
Uppgifter får inte sparas längre än de behövs. En pärm och en mejltråd har ingen sådan regel — de ligger kvar tills någon rensar, eller för alltid.
Ingen av de här situationerna handlar om slarv. Det har bara aldrig funnits en plats för ärendena som är byggd för det ansvar föreningen redan har.
Föreningen bestämmer. Vi är föreningens biträde.
Så fördelar dataskyddsförordningen ansvaret, och så är tjänsten byggd.
Föreningen är personuppgiftsansvarig
Föreningen bestämmer vad som dokumenteras och varför. Det står också på länkarna till den som fotograferar, med föreningens namn.
Renovakt är föreningens biträde
Vi behandlar uppgifterna i ärendena för föreningens räkning. Frågor om ett ärende går till styrelsen, och vi hjälper styrelsen att svara. Renovakt tillhandahålls av Renovakt AB, Surbrunnsgatan 2, 114 27 Stockholm.
Inget att ställa in fel
Var uppgifterna ligger, vem som ser dem och när de gallras är byggt in i tjänsten. Samma regler för varje förening, och inga inställningar att hålla koll på.
AI i ärendet
AI föreslår. Människor beslutar.
AI läser foton och handlingar och säger vad de visar, i vanlig svenska. Det är läsningen styrelsen slipper göra själv. Men ett förslag godkänner ingenting: varje beslut fattas av en ledamot.
Kamerans position tas bort
En mobilbild bär ofta platsen där den togs, på några meter när. Den tas bort ur bilden när den tas emot, och ingen modell får läsa en bild där den finns kvar.
Innehållet tränar inga modeller
Det tjänsten skickar används inte för att träna modeller, och den som har gjort modellen kommer inte åt det: modellen körs i Amazons egna konton, inom EU.
Loggen vet att det lästes, inte vad
Vi sparar vilken funktion som läste, när och hur mycket. Aldrig vad bilden eller handlingen innehöll.
Märkt som maskinell
Varje läsning visar att en maskin gjort den, med modell och dag. En läsning som ingen granskat ser annorlunda ut än en som en ledamot har gått igenom.
Uppgifterna ligger i EU. Undantagen står här.
Databasen och alla filer ligger i Irland, tjänsten körs i Dublin, e-posten går genom Mailguns EU-region och AI-läsningen görs inom EU. Det som ändå kan nå utanför EU står med här i stället för i det finstilta.
Databas och filerSupabasePlats: Irland, EU
Webbplats och appVercelPlats: Dublin, EU
SMS och MMSSinchPlats: EU
E-postMailgun (Sinch)Plats: EU
AI-läsningAmazon Bedrock (AWS)Plats: EU
AI-läsningen görs av Claude-modeller i Amazon Bedrock. Anropet går till Stockholm och läses i AWS datacenter inom EU, och innan en bild läses tas kamerans position bort. Mailgun är ett amerikanskt bolag i den svenska Sinch-koncernen: posten och loggarna stannar i EU-regionen, och avtalet vilar på EU:s standardavtalsklausuler. Supabases support kan i undantagsfall nå uppgifter från USA och Singapore, under samma klausuler. Vercel drivs av ett amerikanskt moderbolag, Vercel Inc., och statiska sidor, som den här, kan levereras från Vercels edge utanför EU.
På varje länk
Den som får en länk får veta vad som gäller.
Varje kameralänk och varje länk till en hantverkare börjar med det dataskyddsförordningen säger att den som använder den ska få veta. Det står där bilderna lämnas, inte i en policy någon annanstans.
En länk stängs när ärendet den gäller stängs. Medlemmen ser sin egen lägenhet, aldrig grannens. Och behörigheten prövas i databasen, rad för rad — inte bara i appen.
- Vem som är personuppgiftsansvarig: föreningen, med namn GDPR art. 13.1 a
- Vad som sparas, och varför GDPR art. 13.1 c
- På vilken grund, och att man får invända GDPR art. 6.1 f och art. 21
- Vem som ser bilderna GDPR art. 13.1 e
- Att en AI-modell kan läsa dem, var den finns, och att den inte beslutar GDPR art. 13.1 e–f
- Hur länge de sparas GDPR art. 13.2 a
- Hur man får veta vad som finns, får fel rättat eller uppgifter raderade — och att man kan klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten GDPR art. 15–18 och 77
Gallring
Gallring enligt lag, med besked innan.
Styrelsen behöver inte bestämma hur länge något ska sparas. Regeln är densamma för alla föreningar, och den följer lagen.
En försäljning raderar ingenting
Akten hör till lägenheten, inte till ägaren. Köparen och nästa styrelse ärver samma underlag.
Tio år efter arbetet
Då tas personuppgifterna i ärendet bort: samma tio år som konsumenttjänstlagen ger för att reklamera arbete på en byggnad. Foton av själva huset blir kvar i akten.
Besked 90, 30 och 7 dagar innan
Styrelsen får besked vid varje steg och ett kvitto efteråt. Ingenting tas bort förrän beskedet har nått någon i styrelsen.
Paus när föreningen behöver dem
Vid en tvist eller ett anspråk kan styrelsen pausa gallringen, ett år i taget, med påminnelser så länge pausen står.
Dina rättigheter
Vad som finns om dig, och hur du får det rättat eller raderat.
Du har rätt att få veta vilka uppgifter som finns om dig, att få fel rättade och att få uppgifter raderade.
Gäller det ett ärende hos din förening
Skriv till styrelsen. Föreningen är personuppgiftsansvarig och ska svara inom en månad. Vi hjälper styrelsen att ta fram uppgifterna.
Gäller det ditt konto, eller en ansökan utan förening
Har du ansökt utan att din förening använder Renovakt, eller gäller det ditt konto hos oss: mejla info@renovakt.se med ämnet ”Personuppgifter”. Vi svarar inom en månad.
Hämta din akt själv
Allt som finns i din akt kan du hämta själv under Hem → Hämta min akt.
Vid radering
Ditt namn, din e-post, ditt telefonnummer och din inloggning tas bort. Beslut i ett ärende finns kvar, utan ditt namn, eftersom föreningen måste kunna visa vad som beslutades.
Om du inte är nöjd med svaret
Du kan klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten, imy.se.
Och på den här webbplatsen
Ingen kakruta, för inga spårare
Webbplatsen har inga kakor för statistik eller reklam, och mejlen från tjänsten spårar inte om de öppnas eller vilka länkar som klickas. Webbläsaren sparar bara det tjänsten behöver för att fungera, som att du är inloggad.
Intresseanmälan raderas efter sex månader
Det du skriver sparas med ditt samtycke och används bara för att svara dig. Ett jobb som körs varje natt raderar det när sex månader har gått — ingen behöver komma ihåg det.
Ställ frågorna er revisor skulle ställa.
Om personuppgifter, AI eller gallring. Vi svarar med hur tjänsten är byggd, inte med en broschyr.