Underlag till styrelsemötet

Renovakt på två sidor

Det en styrelse behöver veta för att ta ställning till en intresseanmälan. Skriv ut, eller spara som PDF och bifoga kallelsen.

Hela sidan för styrelsen

Sida 1 av 2

Det föreningen är utsatt för

En styrelse sitter i snitt tre år. Ett badrum ska hålla i trettio. Skillnaden är den lucka varje förening lever med, och den märks först när någon kräver ett svar:

Vid en fuktskada frågar försäkringsbolaget vem som la tätskiktet och om firman var behörig. Utan svar blir det föreningens sak att utreda.
Vid en försäljning frågar mäklaren vad som gjorts i lägenheten. Det som skickas är det någon minns, inte det som registrerades.
Vid ett garantianspråk är firman avregistrerad sedan länge. Kvar finns det föreningen själv sparade, om den sparade något.

Ingen av situationerna handlar om att styrelsen gjort fel. Den som skulle svara var inte där, och det som hade svarat sparades aldrig någonstans som överlever ett ordförandebyte.

Vad Renovakt gör

Renoveringsärendet

Medlemmen ansöker och får frågorna per rum. «Vet ej» är ett riktigt svar.
Firman kollas innan ärendet når styrelsen: F-skatt, företagsregistret och behörigheten för just det arbetet, läst från registrens egna sidor.
Styrelsen beslutar punkt för punkt, med villkor. Ett avslag går inte att spara utan skäl, och det finns ingen knapp som godkänner allt.
Hantverkaren får en länk och fotograferar tätskiktet medan det syns. Bilden hamnar i ärendet och blir kvar på lägenheten.

Husets akt

En akt per lägenhet, som blir kvar när styrelsen byts, för nästa styrelse, köparen och försäkringsbolaget.
Föreningens handlingar lämnas som de är: en mapp, en zip eller en adress att vidarebefordra till. De läses och läggs på huset, stammen och lägenheten.
Huset ritas ur handlingarna så långt de räcker. Varje uppgift säger vad den vilar på, och ingenting okänt ritas som känt.
Styrelsen frågar akten med egna ord och får svaret ur föreningens egna handlingar, eller besked om vad som saknas och vem som kan ha det.

Så går det till för styrelsen

Föreningen anmäler intresse på renovakt.se/intresse. Antalet lägenheter, kommunen och husets ålder räcker. Inget binder.
När föreningen tas in loggar ledamöterna in med en kod i mejlet. Inget lösenord, och åtkomsten upphör med uppdraget.
Styrelsen lämnar handlingarna som de är och läser igenom vad produkten läst ut ur stadgar och renoveringsregler. Kravlistan antas av styrelsen, inte av oss.
Nästa ansökan kommer färdigt underbyggd. Styrelsen fattar beslutet; produkten samlar det som beslutet ska vila på.

Sida 2 av 2

Dataskydd och AI

Föreningen är personuppgiftsansvarig och Renovakt är föreningens biträde. Det regleras i avtalet.
AI läser handlingar och foton och föreslår. Varje beslut fattas av en ledamot, och varje maskinell läsning är märkt som en.
Modellerna körs inom EU, och det de läser används inte för att träna dem.
Kamerans position tas bort ur varje foto när det tas emot. Namn läses aldrig in i huset.
Ett register säger vem som får se varje slags uppgift och hur länge den sparas. Hela redogörelsen finns på renovakt.se/dataskydd.

«Och om ni lägger ner?»

Akten ägs av föreningen. Det står i avtalet.
På begäran, och om föreningen säger upp, lämnas hela akten över som filer med datum och avsändare.

Så sätts priset

Siffrorna är inte bestämda ännu. Modellen är: föreningen betalar ett årsbelopp som räknas per lägenhet, i band efter husets storlek och med ett lägsta belopp för de minsta föreningarna. Aldrig per handling, per fil eller per gigabyte. Det pris ni får gäller perioden ut. Ni får siffrorna innan ni bestämmer er.

Var produkten står

Renovakt är i pilotdrift. Tjänsten testas på riktiga hus innan de första föreningarna tas in, och under piloten tas inga ansökningar emot. En intresseanmälan är ett sätt att få besked när testerna är klara, inte en plats i en kö.

Förslag till protokollstext

Styrelsen beslutar att anmäla föreningens intresse för Renovakt och utser ______________________ att svara på deras frågor och ta emot prisuppgiften. Beslut om anslutning fattas vid ett senare möte, när pris och avtal finns att ta ställning till.

Renovakt AB (under bildande) · Surbrunnsgatan 2, 114 27 Stockholm · info@renovakt.se · www.renovakt.se/brf